ایجاد نظام مستندسازی؛ چرا؟
در طی اجرای فعالیتهای یک سازمان یا اجرای پروژههای مختلف مستندات مهم و باارزشی تولید شده و تجربیات ارزشمندی کسب می گردد که به صورت ضمنی در ذهن افراد دخیل در سازمان و یا پروژه انباشته شده و همواره در خطر فراموشی و یا خروج از سازمان می‌باشد. به دلیل عدم وجود یک سیستم آرشیو کارآمد، این اطلاعات و دانش ارزشمند به تدریج پراکنده شده، از بین رفته و یا فراموش میگردد. حتی در سازمان‌هایی که مستندات نگهداری میشود، این کار معمولاً به روش سنتی و یا سلیقه‌ای انجام شده و در اغلب موارد، اطلاعات و دانش که دارای ارزش بالقوه‌ای است، به درستی ثبت، پالایش و انتقال پیدا نمیکند.
بر اساس گزارشات موسسه مطالعاتی و تحقیقاتی گارتنر، سازمانها به ازای هر یک از کارکنان خود، سالانه 4800 دلار به دلیل صرف زمان جستجو و یافتن مستندات، از دست میدهند. همچنین بر اساس آمار موسسه IDC سالانه 4.5% دانش سازمانها به دلایل مختلفی از جمله خروج کارکنان از سازمان، عدم مدیریت صحیح اطلاعات و احتکار دانش توسط افراد مفقود میگردد. علاوه بر این با توجه به افزایش سرعت تولید دانش در جهان، 3.2% دانش سازمانها نیز سالانه منسوخ و غیرقابل استفاده میگردد.
روش ما
با ایجاد یک نظام مدون برای جمع‌آوری و ایجاد، سازماندهی، پالایش، انتقال و نگهداری مستندات سازمان، می‌توان تا حد قابل توجهی از ارزش بالقوه این سرمایه را اکتساب نموده و از آن بهره برد. در یک ساختار طبقه‌بندیِ جامع و استاندارد، قالب‌های مشخص برای نحوه ثبت هر یک از اطلاعات، مسئولیت‌های افراد و بخش‌های مختلف در قبال مستندسازی و ... تعیین میگردد. تسری این نظامنامه در پیکره سازمان، از جمله اقداماتی است که در طی اجرای این طرح صورت میپذیرد.
برای اجرای این طرح نیاز به تشکیل کمیته‌ای تخصصی متشکل از مشاوران شرکت آرمان اندیشان ویرا و افراد درون سازمان است که با بررسی نیازهای هر سازمان، شناسایی مستندات مهم برای جمع‌آوری و نگهداری، تعیین طبقه‌بندی مشخص برای مستندات و سایر اقدامات مورد نیاز، برای طراحی نظام جامعِ مستندسازی انجام میشود.
خروجی طرح جامع مستندسازی که در اصل یک نظامنامه است، باید توسط مقامات مرتبط تصویب شده و به منظور یکپارچه‌سازی فرایند مستندسازی به تمام بخش‌های پروژههای سازمان، ابلاغ گردد. این کار سبب خواهد شد تا مستندسازی بر اساس روش مشابه و هماهنگ انجام شده و مسئولیت مستندسازی هر بخش از اطلاعات مشخص شود.