ايجاد تيم مستندسازي در سازمان

مستندسازی؛ چرا؟

سرمایه‌های دانشی، مزیت رقابتی سازمان‌های امروز هستند و ضروری است تا این سرمایه‌ها به خوبی مدیریت شود. می‌دانیم که دانش با تجزیه تحلیل و درک الگوهای بین اطلاعات به وجود می‌آید و اطلاعات نیز از طریق ایجاد ارتباط و سازماندهی داده‌ها. ولی معمولاً بسیاری از داده‌ها و اطلاعاتی که برای استخراج دانش به آنها نیازمندیم، یا به صورت اسناد پراکنده در سازمان وجود دارد و یا هیچ سندی برای آنها نبوده و تنها به صورت ضمنی در حافظه‌ی افراد سازمان موجود می‌باشد.

موضوعی که در سازمان‌ها و پروژه‌های ایرانی کمتر مورد توجه قرار می‌گیرد، موضوع مستندسازی است. مستندسازی با قصد ایجاد حافظه سازمانی انجام می‌گیرد و به معنی جمع‌آوری، سازماندهی، پالایش و انتقال اطلاعات ارزشمند است که به دلایل گوناگون در خطر از دست رفتن هستند. علاوه بر این، مستندسازي از جمله اموري است كه منجر به روشن شدن وقايع گذشته مي‌شود. در طول حیات هر سازمان و در دوران انجام هر پروژه، كارهاي بزرگ و مهمی انجام مي‌شود، ولي به علت فشار زياد كاري، كسي آن‌ها را ثبت نمي‌كند و دیگران خبري از روش‌های اجرایی، تجارب، خلاقیت‌ها، موانع و مشکلات اجرا ندارند.

ایجاد تیم‌های مستندسازی

با توجه به اجرای پروژه‌ها و فعالیت‌های متنوع و متعدد در سازمان‌ها و لزوم انجام مستندسازی آنها، گاهی منطقی است که به جای برون‌سپاری مستندسازی به افراد بیرون از سازمان، با ایجاد یک تیم توانمند درون سازمان، مستندسازی توسط این تیم صورت پذیرد. این روش منافع بسیاری دارد که برخی از آنها عبارتند از:

·         حضور مداوم تیم مستندسازی در سازمان

·         صرفه‌جویی در هزینه‌های مستندسازی

·         دسترسی راحت‌تر تیم مستندسازی به اطلاعات

·         اطمینان خاطر از عدم افشای اطلاعات محرمانه سازمان

·         و ...

با پرورش تیم مستندسازی درون سازمان، حتی در مواردی که به دلایل گوناگون از قبیل تعدد و پیچیدگی پروژه‌ها، امکان انجام کلیه امور مستندسازی توسط این تیم وجود نداشته باشد، نظارت بر عملکرد مجریان برون سازمانی نیز، نیاز به دانش و تجربه لازم در این حوزه دارد که بایستی تیم متولی مستندسازی دارای آن باشند. لذا پیشنهاد می‌شود که سازمان‌هایی که به ضرورت امر مستندسازی پی برده‌اند و تعدد و اهمیت پروژه‌هایشان در حدی است که مستندسازی، نیازمند انجام حجم قابل   ملاحظه­ای کار می‌باشد، با تشکیل کمیته‌ای تخصصی درون خود، به طور مشخص و متمرکز به این مهم بپردازند.

به طور کلی دانش و مهارت‌های مورد نیاز افراد برای انجام مستندسازی عبارتند از:

·         آشنایی با مفاهیم و اصول مستندسازی

·         فراگیری روش‌ها و فرایند‌های رایج در مستندسازی و تکنیک‌های مرتبط

·         فراگیری مهارت‌های لازم برای مستندسازی (گزارش نویسی، پرسشگری، مصاحبه و ...)

·         توانایی انجام کار تیمی

دوره ایجاد تیم مستندسازی، به صورت یک دوره آموزشی نیمه فشرده به همراه تعریف یک (یا چند) مورد واقعی از پروژه‌های سازمان برای مستندسازی، اجرا می‌گردد. درگیر شدن فراگیران در اجرای مستندسازی پروژه‌های سازمان در خلالِ شرکت در کلاس‌های آموزشی، سبب یادگیری و نهادینه شدن آموزش‌های ارائه شده می‌گردد. پس از اتمام دوره‌های آموزشی نیز برگزاری تعدادی جلسه مشاوره‌ای (Coaching) بر رفع اشکالات و افزایش سطح یادگیری افراد کمک نموده و اثربخشی آموزش را تا حد قابل قبولی تضمین می‌نماید.